El líder del equipo o facilitador generalmente se encarga de definir el temario principal, contribuye al desarrollo fluido de la reunión y alienta la comunicación entre los miembros del equipo según sea necesario. Es el responsable de motivar al equipo para que lleve a cabo su tarea y de asegurarse que el proyecto mantenga su curso. Todo facilitador debe:
Elaborar y distribuir el temario de la reunión con anticipación así los participantes saben qué esperar o traer a la reunión.
Asignar las funciones a cada participante de la reunión. Esto hará sentir que cada miembro del grupo es importante.
Leer el temario en voz alta rápidamente y preguntar si hay puntos para agregar. Si los hay, ubicarlos en la parte inferior del temario.
Leer cada punto siguiendo el orden del temario y someterlo a consideración de la persona encargada de ese asunto. Por ejemplo: “Ahora Erica nos va a leer las notas del comité de fiestas.”
Diseñar los pasos a seguir. Si hay una gran cantidad de puntos en el temario, no esperar hasta el final de la reunión para asignar tareas a los miembros del equipo; ir elaborando la lista de las acciones a llevar a cabo a medida que se desarrolle la reunión.
Mantener el debate en curso. Si alguien se va de tema o habla demasiado, traerlo nuevamente al punto en cuestión de manera cortés pero firme. La gente respeta una reunión que se desarrolla en forma correcta.
Resumir lo que se debate. Cerrar cada punto del temario presentando un resumen de las conclusiones en voz alta.
Usar el poder de esta posición sabiamente. No tomar partido y ser justo con todos.
Hacer contacto visual con todos en la reunión. A lo largo de la reunión, asegurarse que se alienta a que todos participen y que todos tienen la oportunidad de dar su opinión. Asimismo, garantizar que los participantes se traten con respeto.
Al final de la reunión, repasar las tareas a llevar a cabo, y, en forma somera, exponer qué sucederá en la siguiente reunión. Si no se cubrieron todos los puntos del temario, incluir los puntos que no se llegaron a tratar en la parte superior del temario de la siguiente reunión.
Comenzar y finalizar la reunión puntualmente. Acostumbrarse a cumplir con los tiempos preestablecidos constituye una forma de alentar a los miembros del equipo a ser puntuales y a respetar las reglas del grupo.
Anunciar la fecha, la hora y el lugar de la siguiente reunión. Si la tarea de dirigir la reunión es rotativa, asegurarse que todos sepan quién será el siguiente líder.