Sitzungsprotokolle sind Aufzeichnungen darüber, was bei einem Treffen passiert ist - worüber gesprochen wurde, was entschieden wurde, wer was genau tun wird, wann das nächste Treffen stattfindet usw. Protokolle sind hilfreich, da sie denjenigen Teammitgliedern gegeben werden können, die nicht am Treffen teilnehmen konnten. Auch sind sie nützlich, wenn man im Nachhinein etwas über ein Treffen wissen möchte.
Vor dem Treffen:
• Wähle ein passendes Medium zum Protokollieren (d.h. Stift und Papier oder Laptop). Vielleicht willst Du ein Diktiergerät benutzen, um die Notizen hinterher zu vervollständigen.
• Sei vorbereitet. Schau Dir die Tagesordnungspunkte und andere Dokumente an, um die es bei dem Treffen gehen soll. Halte das Protokoll des letzten Treffen bereit, um darauf Bezug nehmen zu können. Es ist sehr wichtig, gut vorbereitet zu sein, wenn Du aktiv am Treffen teilnehmen möchtest.
Während des Treffens:
• Notiere die Anwesenden. Der Protokollant sollte eine vollständige Liste von allen Anwesenden haben. Wenn Du die Namen der Teilnehmer nicht kennst, dann frag ruhig oder gib eine Teilnehmerliste herum.
• Versuche nicht, alles haargenau aufzuschreiben. Konzentriere Dich auf das Wesentliche, die wichtigsten Problemfragen, die wichtigsten Argumente, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer sie durchführen wird.
Nach dem Treffen:
• Tipp das Protokoll so schnell wie möglich ab, und zwar dann, wenn alles in Deinen Gedanken noch frisch ist.
• Frage nach Hilfe, wenn Du sie brauchst. Es kann hilfreich sein, noch einen zweiten Teilnehmer Dein Protokoll auf Vollständigkeit prüfen zu lassen, bevor Du es verteilst.
• Kopiere und verteile das Protokoll an alle Teammitglieder (per Email, gewöhnlicher Post, in der Schule, oder was auch immer am Besten ist).
• Heb eine Kopie des Protokolls auf. Sammle alle Protokolle in einem Ordner, Hefter oder auch in einem Ordner auf dem Computer.
Was in das Protokoll muss:
• Gib Datum, Zeit, Ort und Art des Treffens (wöchentlich, monatlich, besonderer Anlass) an.
• Gib die Namen aller anwesenden Teilnehmer an, und auch die, die fehlten.
• Schreibe die Punkte in der Reihenfolge, in der sie besprochen worden sind, auf. Gib jedem Punkt eine extra Überschrift.
• Halte die Protokolle präzise und kurz. Schreibe nicht jedes Detail jeder einzelnen Diskussion auf. Unwichtige Themen, die den Diskussionspunkt nicht betreffen, müssen nicht ins Protokoll geschrieben werden.
• Hebe die Handlungsschritte, das heißt alle zu erledigenden Aufgaben, in dem Protokoll genau hervor. Während des Treffens sollte die Gruppe beschließen, welche Handlungsschritte unternommen werden sollten und wer für was verantwortlich ist. Hebe die Handlungsschritte im Protokoll hervor, indem Du sie unterstreichst oder den Text fett druckst. Eine andere Möglichkeit wäre, ein extra Blatt mit Handlungsschritten zu schreiben und sie zu dem Protokoll zu legen.
• Sei so präzise wie möglich und füge nicht Deine eigene subjektive Meinung ein. Protokolle sollten objektiv und faktisch sein.
• Notiere den Ort, die Zeit und das Datum des nächsten Treffens. So ist jeder rechtzeitig informiert.
Wenn Du noch weitere Tipps zum Protokoll schreiben brauchst, dann schau Dir das Infoblatt „Beispiel Protokoll“ an.